1. Privacy Verklaring

 

1.1 Gronden waarop Vomar volgens de wet jouw gegevens mag verwerken

Vomar verwerkt jouw gegevens om een of meerdere van de volgende redenen. Deze zijn in de wet genoemd:

• de gegevens zijn nodig om te kunnen beslissen of wij een arbeidsovereenkomst met jou willen aangaan;
• de gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van de arbeidsovereenkomst;
• de gegevens zijn nodig voor Vomar om te voldoen aan een wettelijke plicht (denk bijvoorbeeld aan het correct afdragen van belastingen en premies of de identificatieplicht);
• de gegevens zijn nodig omdat Vomar daar als organisatie een gerechtvaardigd belang bij heeft (denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin er een juridische procedure speelt of dreigt en wij verweer moeten kunnen voeren) of;
• een situatie van levensbelang (bijvoorbeeld in een noodsituatie, zoals bij een ongeval of bij een aandoening waarbij er voor jou acute zorg nodig is). In dat geval is het voor ons nodig om over jouw persoonsgegevens te kunnen beschikken om bijvoorbeeld medicijnen toe te dienen (denk aan gezondheidsinformatie bij een ernstige allergie, epilepsie of suikerziekte), hulp te kunnen regelen of anderen te kunnen informeren (zoals jouw familieleden);
• wij hebben jouw duidelijke en ondubbelzinnige toestemming voor bepaalde handelingen.

 

1.2         De gegevens die Vomar van jou verwerkt

Vomar verwerkt alleen de volgende gegevens van jou:

Sollicitanten

• jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, beschikbaarheid, CV, motivatie, salarisindicatie en referenties;
• gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van de ouders, voogden of verzorgers van jou als je minderjarig bent;
• jouw BSN en machtigingsformulier indien wij willen controleren of je behoort tot de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten;
• gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
• aantekeningen van het sollicitatiegesprek;
• (indien van toepassing) de resultaten van een screening, assessment, psychologisch onderzoek of medische keuring;
• andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

• werving- en selectiedoeleinden;
• om met jou te communiceren;
• de beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen;
• ter controle bij het UWV of je behoort tot de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten;
• de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
• de uitvoering of toepassing van een wet;
• (indien de aard van de functie dit rechtvaardigt) een social media onderzoek;
• (indien de aard van de functie dit rechtvaardigt) een screening of assessment.
  
  

Jonger dan 16 jaar?
Als je jonger bent dan 16 jaar, gaan wij ervan uit dat jij jouw ouders informeert over jouw sollicitatie bij Vomar. Indien om toestemming wordt gevraagd, bijvoorbeeld voor het langer bewaren van jouw

gegevens, hebben wij vervangende toestemming van jouw ouders nodig.

Werknemers en stagiaires

• jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mail adres;
• gegevens als bedoeld onder het eerste punt, van jouw ouders, voogden of verzorgers als je minderjarig bent;
• een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder het eerste bolletje;
• jouw Burgerservicenummer (BSN);
• jouw bankrekeningnummer;
• gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan jou of ten behoeve van jou;
• gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van jou;
• jouw nationaliteit en geboorteplaats;
• gegevens over jouw functie of jouw voormalige functie en gegevens over de aard, de inhoud en de beëindiging van jouw arbeidsovereenkomst;
• gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
• gegevens met het oog op de administratie van jouw aanwezigheid op de plaats waar de werkzaamheden worden verricht;
• gegevens met het oog op de administratie van jouw afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
• gegevens die in jouw belang worden opgenomen met het oog op jouw arbeidsomstandigheden;
• camerabeelden, zie ook het separaat document ‘camerabeleid Vomar’;
• gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij gaan om een kenteken of (voor zover relevant) kan het ook gaan om gegevens over jouw partner, gezinsleden en voormalige gezinsleden;
• gegevens met het oog op (het organiseren van) de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding (waaronder de resultaten van een assessment of psychologisch onderzoek);
• gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

Vomar verzamelt de gegevens primair om – in brede zin van het woord – uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst die Vomar met jou gesloten heeft. Verzameling geschiedt met name in de personeelsadministratie, verzuimregistratie, ICT-systemen en salarisadministratie.

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

• het geven van leiding aan jouw werkzaamheden;
• de behandeling van personeelszaken;
• het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan jou of ten behoeve van jou;
• het ten behoeve van jou berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies;
• de personeelsadministratie;
• jouw opleiding;
• personeelsbeoordeling en loopbaanbegeleiding;
• de bedrijfsmedische zorg die voor jou van toepassing is;
• het bedrijfsmaatschappelijk werk;
• de verkiezing van de leden van een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging;
• de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
• ter waarborging van jouw veiligheid, van andere personen en goederen;
• de uitvoering van een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde;
• het opstellen van een lijst van data van verjaardagen van werknemers en andere feestelijkheden en gebeurtenissen;
• het verlenen van ontslag;
• het innen van vorderingen. Hieronder wordt ook verstaan het uit handen geven van een vordering aan bijvoorbeeld een incassobureau of een deurwaarder;
• het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van een accountantscontrole;
• jouw overgang naar of tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de groep van bedrijven waarmee wij zijn verbonden;
• de uitvoering of toepassing van een andere wet.

 

1.3        Doorgifte van jouw persoonsgegevens

Vomar gebruikt jouw persoonsgegevens in principe alleen voor zichzelf (de eigen bedrijfsvoering) in het kader van het sollicitatietraject en (de uitvoering van) de arbeidsovereenkomst. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de doelen waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Vomar schakelt bij de uitvoering van haar dienstverlening en andere bedrijfsactiviteiten derden in. Het kan in sommige gevallen nodig zijn om jouw gegevens door te geven aan derden. Voor zover deze derden bij het uitvoeren van de betreffende diensten en bedrijfsactiviteiten je gegevens verwerken voor de doeleinden van Vomar doen zij dit in de hoedanigheid van verwerker. Wij sluiten met verwerkers een verwerkersovereenkomst. Uitsluitend indien Vomar hiertoe wettelijk verplicht is, worden persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties. Een paar voorbeelden van doorgifte van gegevens aan derden:

• AFAS: alle gegevens die zijn verzamelt voor het dienstverband met Vomar, kunnen ingezien worden door werknemers van AFAS als Vomar toegang geeft om mee te kijken in de online omgeving voor bijvoorbeeld het oplossen van storingen of optimalisatie;
• salarisverwerking: gegevens worden verstrekt aan onze externe salarisverwerker;
• ziekte en re-integratie: gegevens worden verstrekt aan de bedrijfsarts en/of verzuimverzekeraar en/of UWV;
• een loonbeslag: gegevens worden verstrekt aan de deurwaarder;
• pensioenverzekeraar of pensioenfonds;
• arbodienst en/of de hieraan gekoppelde providersboog;
• accountant;
• stichting Fraude Aanpak Detailhandel: een integriteit controle via het waarschuwingsregister maakt deel uit van de sollicitatieprocedure;
• assessmentbureau: in het geval van een assessment, zullen wij jouw gegevens (zijnde je naam en je telefoonnummer), na jouw toestemming, toesturen aan het assessmentbureau. Na afronding van het assessment ontvang je een assessmentrapport van het bureau en wordt het rapport met jouw toestemming met Vomar gedeeld.

 

1.4         Doorgifte persoonsgegevens naar een derde land buiten de Europese Unie

Jouw persoonsgegevens worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.

 

1.5         Het bewaren van jouw persoonsgegevens

Bewaartermijn sollicitatiegegevens
Wij bewaren de sollicitatiegegevens maximaal één jaar na de beëindiging van de sollicitatieprocedure, echter uitsluitend wanneer er door de sollicitant schriftelijke toestemming hiervoor is gegeven. Anders worden de gegevens uiterlijk vier weken na de beëindiging van de sollicitatieprocedure door ons verwijderd.

Heb je de baan gekregen en kom je in dienst van Vomar, dan worden jouw gegevens onderdeel van jouw personeelsdossier.

Bewaartermijn gegevens werknemers
Voor wat betreft jouw personeelsdossier geldt specifiek dat Vomar dit dossier – op advies van de Autoriteit Persoonsgegevens – tot twee jaar na het einde van jouw arbeidsovereenkomst bewaart. Dit kan in voorkomende gevallen korter of langer zijn, indien de betreffende gegevens niet langer of juist langer relevant zijn.

Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, bewaren wij conform de wettelijke bewaartermijn tot zeven jaar nadat je uit dienst bent getreden.

Loonbelastingverklaringen en een kopie van jouw identiteitsbewijs bewaren wij conform de Wet op de loonbelasting 1964 tot 5 jaar na het einde van jouw arbeidsovereenkomst.

Gegevens omtrent verzuim en ziekmeldingen verwerken en bewaren wij met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving en de verplichtingen rondom re-integratie, waaronder de Wet verbetering poortwachter.

• Medische gegevens worden niet door ons verwerkt of bewaard, maar uitsluitend door de bedrijfsarts of arbodienst, conform de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst.
• Niet-medische verzuimgegevens (zoals ziek- en hersteldatum, re-integratieactiviteiten en correspondentie met het UWV) bewaren wij:
  • gedurende het dienstverband voor zover noodzakelijk, en
  • na uitdiensttreding tot maximaal tien jaar na afsluiting van het verzuimdossier, aangezien wij eigenrisicodrager zijn voor de Ziektewet en/of WGA en gedurende deze periode financieel verantwoordelijk kunnen zijn en/of geconfronteerd kunnen worden met herbeoordelingen, bezwaar- en beroepsprocedures of andere juridische claims.

Voor het bewaren van jouw overige persoonsgegevens gelden geen specifiek wettelijk vastgestelde bewaartermijnen. In overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming hanteren wij daarom als uitgangspunt dat deze gegevens worden bewaard tot maximaal twee jaar na het einde van jouw arbeidsovereenkomst, tenzij op grond van een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang een afwijkende bewaartermijn noodzakelijk is.

Bij het bewaren van persoonsgegevens is ons uitgangspunt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerkt hebben. Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren).